上海应用技术学院财务报销实施细则
发布时间:2015-09-11 浏览次数:

 

为了进一步规范学校各项经济活动,完善财务管理制度,根据《高等学校会计制度》、《高等学校财务制度》以及《上海市市级预算单位公务卡管理暂行办法》等有关规定,结合学校实际情况,制定本实施细则。

一、日常报销细则

() 办公用品、日用品、耗材、材料、配件等

上述费用金额超过100元的报销,需出具详细注明所购商品明细的发票。对于发票上未注明商品明细的,需提供供货单位加盖公章(或发票专用章)的明细清单、有供货单位名称的送货清单、超市收银条、电子商务类网站订单等。明细清单必须明确显示商品名称、数量、单价、供货单位等信息。

复印纸、胶版印刷纸、办公用再生纸制品、墨盒、色带、硒鼓、粉盒()、墨粉、再生新闻纸等市政府采购目录内的办公用品,需经资产处购买,凭《上海市政府采购供货合同》、《上海市政府采购电子平台货物交付验收单》和发票等方可报销。

(二)劳务费

 1.校内人员劳务费通过薪资平台系统(http://cwc.sit.edu. cn:8080)发放。报销人每月1-18日进行网上申报,报销款每月25日发放。发放的劳务费与当月发放的工资薪金一并计算缴纳个人所得税。

    校内人员劳务费报销凭网上报销单和薪资平台发放单。发放给非本部门的校内人员劳务费,还需领用本人在薪资平台发放单上签字确认。

2.校内学生劳务费通过学生津贴平台系统(http://cwc.sit.edu.cn:8083)发放。报销人每月1-20日进行网上申报,报销款每月25日发放。

    校内学生劳务费报销凭网上报销单和学生津贴平台发放单。此规定同样适用于学生各类津补贴、奖助金、医药费等报销。

3.校外人员劳务费发放按照《上海应用技术学院校外人员劳务费发放的补充规定》(沪应院财【201416号)执行。劳务费报销原则上通过银行转账或邮寄方式,报销时请选择“结算方式——同城汇款”,填写收款人的姓名、帐号和开户行信息等。

校外人员劳务费报销凭网上报销单、附有校外人员签名的劳务费签收表以及校外人员身份证复印件。

(三)教学“三项经费”

1.根据《本科教学实验材料、实习、毕业设计(论文)经费使用管理规定》(沪应院教【201422号)的规定,“三项经费”是指教学实验材料、实习、毕业设计(论文)经费。其中,实验材料经费指用于本科实验教学的日常性消耗费用,如:购置低于固定资产价值的低值品和化学药品、玻璃仪器、原材料、元器件等易耗品;实习经费指用于本科实习、实践活动的师生住宿费、交通费、聘请实习单位技术人员担任学校兼职实习指导教师的授课酬金、实习单位的实习管理费等费用;毕业设计(论文)经费指用于本科生毕业设计调研费、文献资料查询费、实验消耗材料费、非指导教师参加毕业答辩费等。

2.“三项经费”的使用必须严格以本专业人才培养计划的内容为依据,不得随意使用。原则上不允许购买两用(办公、家用)低值品。

3.各二级学院“三项经费”需经分管副院长和院长审核签字后方可报销。

4.“三项经费”中校外指导老师的讲课费,按照《上海应用技术学院校外人员劳务费发放的补充规定》(沪应院财【201416号)执行。发生在实习基地的讲课指导费,还需附教务处统一印制的加盖实习单位公章和相关二级学院公章的讲课费支付单,方可报销。

5.“三项经费”中学生的交通补贴,通过学生津贴平台系统发放。

6.“三项经费”应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算。学生垫付的“三项经费”,同样需通过学生个人银行卡、使用第三方支付平台等形式支付。

7.“三项经费”报销时需附发票和POS签购单、银行卡对账单、第三方支付平台对账单等凭据。学生垫付的报销款通过学生津贴平台系统发放。

(四)学生活动费

1.每项活动结束后,报销人应将活动相关的所有票据集中整理后一次报销。

2.学生活动涉及购买纪念品、奖品的,需事先在活动方案中注明,并得到经费负责人的书面同意。

3.学生活动需购买食品,按照不超过10//次执行,凭发票报销。

4.学生活动中需就餐,按照不超过20//餐执行。原则上在学校餐厅安排就餐,确需在校外就餐的,需事先得到所在二级学院或部门的书面认可。

5.学生活动费中学生发生的交通费可以凭公交车票和地铁票等票据报销(交通卡充值票除外)。

6.学生活动费应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算。学生垫付的学生活动费,同样需通过学生个人银行卡、使用第三方支付平台等形式支付。

7. 学生活动费报销时需附活动说明表、附有学生签名的参与人员名单(20人以下)、附有学生签名的纪念品奖品签收单、外出就餐书面申请、发票和POS签购单、银行卡对账单、第三方支付平台对账单等凭据。活动说明表包含活动地点,起讫日期、活动内容等信息,并加盖二级学院或部门章。外出就餐书面申请包含就餐日期和外出就餐原因,并加盖二级学院或部门章。学生垫付的报销款通过学生津贴平台系统发放。

(五)贵重仪器、教学仪器设备维保

1.根据《上海应用技术学院贵重仪器设备管理办法》(沪应院资【20142号)和《上海应用技术学院教学仪器设备维修管理办法》(沪应院资【20143号)的规定,教学仪器设备维修实行校、院(部)、中心分级管理。单台教学仪器设备大于5000元的维修(以下简称大额维修)由资产与实验室管理处负责审批,维修费用在资产与实验室管理处大额维修经费中支出;单台教学仪器设备小于5000元的维修(以下简称小额维修)由所在二级学院(部)负责审批。

2.对于1000元以上的教学仪器设备维修,二级学院需与维修单位签订维修合同,合同中必须明确保修期在6个月以上。

3.报销凭实验室负责人签字认可的报销单、维修申请单、维修发票、维修项目清单、维修合同以及维修验收单等,大额维修还需经资产与实验室管理处审核签字。

(六)房屋、消防监控等安保系统维保;锅炉、电梯、太阳能热水系统、空调、家电、家具以及其他仪器设备维保

1.房屋日常维修、保养的报销,根据《上海应用技术学院房屋设施设备及市政基础设施等维修维护服务条例》(沪应院后【20143)的有关规定,需提供维修、保养发票和维保合同等。合同中注明需审价的,还需提供审价报告。

2.消防、技防、物防等安保系统或设施的维修、保养报销,根据《消防设施维修保养制度》的有关规定,需提供发票、维保合同、保卫处签字确认的维修清单等。

3.锅炉、电梯、太阳能热水系统的维修、保养报销,需提供发票、维保合同(无论金额多少均需与维保单位签订合同)、后保处签字确认的维修清单(需注明维修内容或更换的零部件)等。

4.空调、家电、家具以及其他仪器设备等维修、保养报销,需提供发票、维保合同或经签字确认的维修清单(需注明维修内容或更换的零部件)等。

(七)固定资产

1.根据《上海应用技术学院物资采购工作管理条例》(沪应院资【20118号)和《上海应用技术学院物资采购工作管理条例补充规定》(沪应院资【20141号)的规定,固定资产设备起点单价金额为1000元(含)以上;家具批量40件或总金额2万元(含)以上必需在资产处办理入库手续。

2.购置固定资产的报销,需提供合同(金额达到1万元(含)以上必需签订合同)、发票以及资产处开具的入库单等资料。涉及政府集中采购目录中设备的报销,需提供《上海市政府采购供货合同》、《上海市政府采购电子平台货物交付验收单》、发票、资产处开具的入库单等资料。横向科研经费购买固定资产,依合同约定固定资产归对方公司所有的,报销时还需提供横向科研经费合同复印件,合同上已注明“所购资产归对方公司所有”。

(八)无形资产

购置无形资产(含各类管理软件、教学软件等)的报销,需提供发票和资产处开具的入库单(需信息化技术中心盖章)。无形资产金额达到1万元(含)以上的报销,还需提供合同。

(九)图书

使用财政性资金购买图书、光盘资料的报销,需提供加盖“财政性经费购书专用章”的《上海应用技术学院图书馆图书入库单》、图书发票以及图书清单等。

(十)实验气体

购买实验气体的报销,根据《上海应用技术学院实验气体钢瓶使用管理实施细则》(沪应院资【20151号)的规定,需提供由资产处加盖“上海应用技术学院实验气体定点供应专用章”或“上海应用技术学院实验气体购买核准章”的发票。

(十一)其他

    学生实习、写生等集体活动的租车报销,必须提供合同、发票等资料。其他报销,金额达到1万元(含)以上的,需提供合同、发票等资料。

(十二)使用财政性资金的会议费

1.参照《上海市市级机关会议费管理办法》(沪财行【201414号)的规定,使用财政性资金的会议费开支范围为会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费等。

2.会议费综合定额标准(每人每天)不超过450元,其中住宿费240元、伙食费130元,其他费用80元。各项费用之间可以调剂使用,在标准合计金额内据实报销。不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用。

3.会议费应当严格按照国库集中支付和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算,不得以现金方式结算。

4.会议费报销,需提供由分管校领导签字认可的会议审批表、会议通知实际参会人员的签到表以及会议服务单位提供的费用原始明细单据等凭证。

(十三)使用财政性资金的培训费

1.参照《上海市市级机关培训费管理办法》(沪财行【201435号)的规定,培训是指使用财政性资金在境内举办的三个月以内的岗位培训、任职培训、专门业务培训、初任培训等。培训费是指开展培训直接发生的各项费用支出,包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费以及其他相关费用。

2.培训费定额标准每人不超过450/天,其中住宿费180元、伙食费110元,场地费和讲课费100元,资料费、交通费以及其他费用60元。各项费用之间可以调剂使用,在标准合计金额内据实报销。

3.讲课费(税后)标准如下:

  副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1000元;

  正高级技术职称专业人员每半天最高不超过2000元;

  院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。

4.培训费控制在开支范围和标准内,严禁使用培训费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与培训无关的其他费用。组织培训的工作人员控制在参训人员数量的5%以内,最多不超过10人。从严控制培训时间,培训报到和撤离时间分别不得超过1天。

5.除讲课费、小额零星开支以外的培训费用支付应严格按国库集中支付和公务卡管理的有关规定执行,原则上采用银行转账或公务卡方式结算。

6.培训费报销,需提供培训通知、附有实际参训人员的签到表、讲课费签收单以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等凭证。

(十四)使用财政性资金的国内公务接待费

1.参照《上海市党政机关国内公务接待管理办法》(沪委办发【20144号)的规定,国内公务接待严格限制在出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示报告、对口支援等公务活动范围内。

2.接待住宿应严格执行差旅、会议管理的有关规定。

3.接待用餐按照本市会议用餐标准执行。接待对象在10人以内的,陪餐人数不得超过3人;接待对象超过10人的,陪餐人数不得超过接待对象人数的三分之一。

4.接待费支付严格按国库集中支付制度和公务卡管理的有关规定执行,原则上采用银行转账或公务卡方式结算。

5.公务接待报销,需提供财务票据、派出单位公函(含公务活动内容、行程和人员名单等)以及相关负责人签字认可的接待清单(含接待对象的单位、姓名、职务和公务活动内容、时间、场所、费用等)。

(十五)使用财政性资金的外宾公务接待费

    参照《上海市市级机关外宾接待经费管理办法》(沪财行201424号),按照《上海应用技术学院外事接待管理规定(暂行)》(沪应院外201424号)的规定执行。外宾接待费开支范围主要包括:住宿费、伙食费、交通费等。著名友好人士、社会名流、专家学者按照正、副部长级人员标准执行。

(十六)市内交通费

教职工市内交通费凭购买或充值交通卡的票据报销,出租车、公交车等市内交通票据不再另行报销。特殊情况,经部门负责人批准,市内交通费可凭出租车、公交车等市内交通票据报销。具体见《关于使用公共交通卡报销市内交通费的规定》(附件一)。

(十七)使用财政性资金的国内差旅费

国内差旅费按照《上海应用技术学院差旅费管理办法(试行)》(沪应院财【20148号)与《上海应用技术学院关于公务机票购买管理有关事项的通知》(沪应院财【20156号)的规定执行。

1. 一次出差填一次报销单,不能分次报销同一次出差。出差人员在出差结束后,及时到财务处办理报销手续。差旅费报销需提供差旅费报销单、出差审批表、城市间交通车票(飞机票需提供发票或行程单)、住宿费发票等凭证。飞机票、火车票及住宿费等原则上通过公务卡或银行转账方式结算。

2.对于参加会议或培训的,需要提供会议通知或培训通知。对于报销时无伙食、住宿发票的,需要出具对方提供伙食、住宿,或会议注册费已包含伙食、住宿的相关证明材料,才能报销城市间交通费、市内交通费以及会议注册费等。

3.对于外出调研产生住宿而无住宿发票的,需出具对方单位提供住宿的证明材料,才能报销交通费等外出调研产生的相关费用。

4.对于产生住宿而无住宿费发票,又不能提供相关证明材料的,则不能报销住宿费、城市间交通费、伙食补助费以及市内交通费。

5.市内出差一般不报销住宿费和伙食补助费。特殊情况,经部门负责人批准后,报销住宿费和伙食补助费, 伙食补助费按住宿天数计算。

(十八)使用财政性资金的国外差旅费

1.参照《因公临时出国经费管理办法》(财行【2013516号),按照《上海应用技术学院因公短期出国(境)管理规定》(沪应院外【201312号)的规定执行。教职工因公出国(境)讲学、进修、访问、参加学术会议、进行合作研究等,期限在3个月以内(不含3个月)者为因公短期出国(境)人员,其出国(境)报批手续由国际交流处(港澳台办公室)办理。因公临时出国经费包括:国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。公杂费是指出国人员在国外期间的市内交通、邮电、办公用品、必要的小费等费用。其他费用主要是指出国签证费用、必要的保险费用、防疫费用、国际会议注册费用等。

2. 教职工因公出国前需先办理《上海应用技术学院因公出国(境)申请表》。出访任务需要在一个国家城市间往来的,还需要在出国计划中说明。

3. 4人以上(含4人)出行,可以通过旅行社订立合同代为购买机票、预定酒店等。

4. 国际旅费标准:司局级人员(教授)可以乘坐飞机公务舱、轮船二等舱、火车软卧或全列软席列车的一等座,其他人员乘坐飞机经济舱、轮船三等舱、火车硬卧或全列软席列车的二等座;乘坐国际列车,国内段按国内差旅费的有关规定执行,国外段超过6小时以上的,每人每天补助12美元。相关机票购买执行《上海应用技术学院关于公务机票购买管理有关事项的通知》(沪应院财【20156号)的规定。

5.列入出国计划的国外城市间交通费凭有效原始票据据实报销。

6.住宿费标准:在规定的住宿费标准(见《因公临时出国经费管理办法》(财行【2013516号))之内予以报销。对于对方组织单位指定或推荐酒店,确需超标准住宿的,必须出国前得到批准才可据实报销。

7.伙食费、公杂费按规定的标准(见《因公临时出国经费管理办法》(财行【2013516号))包干使用。包干天数按离、抵中国之日计算。

8.出国经费的支付,严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以公务卡或银行转账方式结算,不得以现金方式结算。

9.报销时,需提交加盖国际交流处章和骑缝章的《因公出国申请表》(3页)复印件、《赴港澳任务报批表》等相关政府审批文件,提交团组负责人审核签字的网上报销单,提交护照(包括签证和出入境记录)复印件以及相关有效费用明细票据,各种报销凭证上须中文注明开支内容、日期、数量、金额、经办人签字。机票需提供发票或行程单。对于无法提供出国前外汇兑换水单的,需提供明细票据日中国人民银行外汇兑换汇率表,财务处以汇率中间价为依据换算人民币进行经费核算。

(十九)质量保证金的返还

合同约定的质保期满后,办理质量保证金返还业务需提交上海应用技术学院支付单、使用部门签署的用户意见书以及合同方出具的注明银行收款信息并加盖公章的书面申请。对于合同方已先行支付质保金的,还需要提供已开具给合同方的上海应用技术学院收款通知单原件以及上海市行政事业单位资金往来结算票据原件。

(二十)科研经费

1.根据《上海应用技术学院科研经费管理办法》规定,专款专用,按规定的开支范围、预算和要求使用经费。

2.横向科研经费需由签订合同的单位将经费从单位银行账户直接汇款至学校银行账户,学校拒收以个人银行卡、现金等方式缴纳的经费。

二、公务卡结算

(一)公务卡使用范围

根据《上海市市级预算单位公务卡强制结算目录》(附件二),使用公务卡结算范围为:公务支出,包括办公用品、差旅费、培训费、会议费、接待费和5万元以下的零星购买支出等。

下列情况可以不使用公务卡结算:

1.在外省市的县级以下(不包括县级)地区发生的公务支出;

2.在不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出;

3.签证费、快递费、过桥过路费等。

除上述情况外,因特殊情形确实不能使用公务卡结算的,需提供不能使用公务卡结算的证明材料。

(二)公务卡使用规定

1. 在信用额度内,使用公务卡透支办理各项公务支出,保留正式发票和刷卡凭证(如:签购单、电子支付凭证、电子商务类网站支付界面截屏)。

2.特殊情况下,公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,根据发卡行的规定,持卡人可自行提前向发卡行申请临时增加信用额度,增加的额度和使用期限等具体事项按照发卡行有关规定执行。

3.不允许通过公务卡提取现金。发生提现业务,提现手续费等费用由持卡人自己承担。

(三)公务卡报销规定

1.当月使用公务卡发生公务消费在次月到期之前至少5个工作日到财务处进行审批报销,以免超期还款造成罚息及个人信用扣减等不利后果。因教职工个人报销不及时而造成逾期还款罚息和个人信用扣减等后果的,由教职工本人承担。报销人已提前自行还款的,报销时需注明“已还款”字样。

2.使用公务卡报销,需提交发票、公务卡刷卡凭证等相关原始票据。

本细则自二一五年十月一日起实行。

 

附件:1、关于使用公共交通卡报销市内交通费的规定

      2、上海市市级预算单位公务卡强制结算目录

 

 


附件1

     关于使用公共交通卡报销市内交通费的规定

 

随着近几年学校的快速发展,学校各部门对外联系工作越来越频繁,发生市内交通费是日常工作中不可缺少的经济事项。上海市政府为方便市民出行,在上海市政府实事工程中颁发了“上海公共交通卡”(以下简称“公交卡”),其覆盖了全上海的各类交通系统。为方便师生员工通过公交卡办理市内差旅费的报销事项,制定如下规定。

1、各学院、各部门因公需市内交通,可预先使用相关经费购置上海市政府实事工程的公共交通卡。购买数量和金额,可根据各学院、部门的发生市内交通的情况,按照经费审批规定,集体讨论决定。

2、各学院、部门应建立公交卡报销、保管、领用等管理制度。各学院、部门应有财务联系人办理公交卡报销业务,且设专人作为日常保管者,在“公交卡管理登记簿”上记录申领相关内容,并明确其保管责任。

3、师生员工因公市内交通,可事先向相关保管人员领取公共交通卡。办理完毕后应及时将公交卡和发生的出租车、公交车等市内交通费票据交保管人员,在出租车发票等相关票据背面写明市内交通事由和路线,并在“公交卡使用登记簿”中记录市内交通的相关内容。收回的出租车、公交车等市内交通费票据,由各部门按照档案管理办法保管三年以上,销毁时应经部门负责人同意。

4、公交卡保管人应注意交通卡的余额,在余额即将不足时,通过财务联系人向经费审批人申请补足余额,并以充值时取得的发票作为财务报销依据。办理公交卡充值时,经费审批人员应检查“公交卡使用登记簿”使用情况,符合本规定的,可办理公交卡充值业务。

5、本规定试行后,一般不再另行报销出租车、公交车等市内交通费。特殊情况经部门负责人批准同意后可办理报销市内交通费,且出租车票应为现金支付。学生活动费不可购买交通卡。

6、各学院、部门应设立“公交卡管理登记簿”和“公交卡使用登记簿”。

 

“公交卡管理登记簿”具体格式如下:

部门:                             财务员:           

日期

申领单位

公交卡

卡号

充值前余额

充值金额

充值后余额

申领人签名

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

“公交卡使用登记簿”具体格式如下。

部门:                   

公交卡卡号:                       保管人:           

日期

用途

充值

使用金额

余额

经办人签名

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7、公交卡所在部门的经费审批人为公交卡管理的责任人。责任人应定期检查“公交卡管理登记簿”和“公交卡使用登记簿”,以监控公交卡的使用情况。

8、财务处、审计处等相关部门定期到各学院、部处检查公交卡的管理和使用情况,并对使用中出现的问题提出整改建议。

9、各类科研项目报销公共交通卡充值费时参照以上方法执行。


 

附件2

上海市市级预算单位公务卡强制结算目录

序号

公务卡

支付项目

备 注

01

办公费

指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品支出、书报杂志等。

02

印刷费

指单位的指零星印刷支出

03

咨询费

指单位咨询方面的支出

04

手续费

指单位支付的各类手续费

05

水电费

指单位支付的水电费支出

06

邮电费

指单位开支的邮寄费、电话费、电报费、传真费和网络通讯费等支出。

07

差旅费

指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等。

08

维修(护)费

指日常开支的固定资产(不含车船等交通工具)修理维护费用,网络信息系统运行与维护费用。

09

租赁费

指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其它设备等方面的支出。

10

会议费

指单位主办会议中按规定开支的房租费、餐饮费以及文件资料印刷费、会议场地租用费等支出。

11

培训费

指各类培训支出

12

公务接待费

指单位按规定开支的各类公务接待(含外宾接待)费用。

13

专用材料费

指购买日常专用材料,如药品、医疗耗材、实验室用品、消耗性体育用品、专用工具及仪器等发生的支出。

14

公务用车运行维护费

指单位公务用车燃料费、维修费、保险费等支出。

15

其他交通费用

指除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。

16

其它商品和服务支出

指上述项目中未包括,但适合采取公务卡结算的支出项目。

注:目录规定的公务支出项目使用公务卡结算。原使用转账方式结算的,可继续使用转账方式。纳入财政直接支付范围的项目,按照财政直接支付流程办理支付。